Management: Corvee voor alle bedrijven

Bij verzekeringsconcern Aegon is het flink stressen. Na de millenniumproblematiek en de euroconversie, moet nu wéér van alles op de schop. “Er zijn honderden mensen mee bezig. En ons hele informatiesysteem moet worden omgezet. Dat loopt wel op tot een paar honderd miljoen euro”, rekent Jos Streppel, cfo van Aegon, voor.

De invoering van International Accounting Standards (IAS), per 2005 de nieuwe boekhoudregels voor het opstellen van de jaarrekening, is prijzig en tijdrovend. Streppel verwacht dat zijn bedrijf in totaal wel drie tot vier jaar nodig heeft voordat het IAS-proof is. Implementatie is namelijk niet uit te besteden aan consultants.

Ruurd van den Berg, directeur Group Finance bij Aegon: “Je moet het met je eigen mensen doen, die hebben gedetailleerde kennis van je producten en die werken al fulltime. Je kunt wel proberen om deze mensen van de arbeidsmarkt af te halen, maar ze zijn er gewoon niet. Bovendien zoekt iedereen ze.” Zijn ING-collega Jan Kuijper heeft dezelfde ervaring: “We kunnen geen aparte busladingen binnenhalen.”

Zowel ING als Aegon zijn al begin 2001 met de voorbereidingen voor de overgang naar IAS begonnen. Dat is niets te vroeg. De nieuwe regels gaan weliswaar pas per 2005 in, maar de deadline voor de start van het overgangsproces is eigenlijk al versteken. Begin 2006 moet immers niet alleen over 2005, maar ook over de vergelijkende cijfers van 2004 volgens de nieuwe regels verslag worden gedaan. “Bedrijven hebben dus nog maar tot eind dit jaar de tijd om alle voorbereidingen rond te krijgen”, waarschuwt Leo van der Tas, hoogleraar externe berichtgeving aan de Erasmus Universiteit en partner bij Ernst & Young Accountants.

Schommelende resultaten

Vanaf 2005 kunnen winsten en verliezen niet meer, zoals nu, handig worden uitgesmeerd over meerdere jaren. Naast zaken als vastgoed en aandelen moeten met de invoering van International Accounting Standards ook goodwill en obligaties jaarlijks tegen marktwaarde op de balans worden gezet. Bedrijfsresultaten zullen hierdoor zeer sterk gaan fluctueren. Niks geen grafieken met gestaag stijgende lijnen meer. Bedrijven gaan aan de hartmonitor. En dat heeft grote gevolgen voor de interne bedrijfsvoering.

“Het is geen kwestie van ´even aan de boekhouder vragen´. Het raakt meerdere gebieden”, waarschuwt Sander van Dam, partner bij Deloitte & Touche Accountants. Hij somt op: “Voor rapportage aan de IAS moet veel meer informatie worden verzameld, dat heeft gevolgen voor de administratieve organisatie. De ict-afdeling zal informatiesystemen moeten aanpassen, Treasury moet gaan voldoen aan de nieuwe eisen rondom risicodekking en Investor Relations zal aandeelhouders moeten uitleggen waarom de resultaten straks gaan schommelen.”

Zelfs de afdeling juridische zaken is erbij betrokken: “Als bedrijven bij banken een lening aangaan, worden daarbij vaak ratio´s afgesproken: bijvoorbeeld vijftig procent vreemd en vijftig procent eigen vermogen. Die verhouding kan door de nieuwe boekhoudregels veranderen, dus daarover moet overleg plaatsvinden met banken.”

Volgens Christel van Maarseveen, IAS-consultant bij Eiffel, krijgen zelfs individuele managers in hun besluitvorming met de gevolgen van de nieuwe regels te maken. “Neem P&O-ers. Optiebeloning is straks veel minder interessant, omdat de kosten ervan in de winst-en-verliesrekening komen. Bedrijven zullen overwegen hun werknemers op andere manieren te motiveren en te binden. Dat betekent dat personeelsmanagers nu al moeten nadenken over andere beloningssystemen.”

Net als Ernst & Young accountant Van der Tas, benadrukt ook Van Dam daarom dat de tijd begint te dringen. “Het accent van de voorbereidingen ligt op 2003 met een uitloop naar begin 2004. De grote bedrijven zijn bijna allemaal al bezig. Het zijn met name de Midkap- en de smallcapbedrijven die nog moeten starten. Voor hen geldt nu: de boeken over 2002 zo snel mogelijk sluiten en beginnen. Anders is het echt te laat.” Van der Tas: “Zelfs bedrijven die al één à twee jaar geleden zijn begonnen, zullen nog hard moeten werken om op tijd klaar te zijn.”

Kuijper van ING maakt zich daar weinig zorgen over. “Het komt op tijd af”, zegt hij beslist. De bank-verzekeraar blijkt een voorsprong op andere bedrijven te hebben. “In 1998 hebben we met het doorvoeren van een stelselwijziging besloten om gedeeltelijk over te gaan op IAS. De pensioenlasten worden bij ons bijvoorbeeld nu al op basis van IAS berekend. Dat scheelt een boel, want de implementatie daarvan is nogal lastig. Verder zijn we in 1997 genoteerd aan de New Yorkse beurs en moesten we dus plots aan de Amerikaanse regels gaan voldoen. Die ervaring komt ons nu goed van pas in dit project.”

Brede aanpak

De manier waarop consultants bedrijven adviseren verschilt. Maar over twee dingen zijn alle adviseurs het eens: de enige juiste aanpak is een brede aanpak. En: delegeren is fataal. Ernst&Young-consultant Van der Tas: “Het management moet het project niet alleen met woorden steunen, maar er in de beginfase echt actief bij betrokken zijn. Het gaat hier namelijk om strategische beslissingen. Het is, zonder neerbuigend te doen, echt niet te vergelijken met de invoering van een nieuw IT- of beoordelingssysteem.”

Het project is globaal in te delen in twee fases. In de eerste fase gaat een bedrijf door het vergelijken van de regels na wat de gaten in de externe verslaggeving zijn. In fase twee wordt onderzocht wat intern moet gebeuren om die gaten te kunnen dichten. Van der Tas: “Als je dat rapport hebt, dan kun je je project verder structureren met een detailanalyse: wat moet er waar en door wie gebeuren?” Ook daar moet het management volgens hem nog direct bij betrokken blijven.

Het oppakken van concrete problemen kan worden overgelaten aan direct betrokkenen, die daarvoor subprojectengroepen vormen. Deze groepjes tellen volgens Deloitte-adviseur Van Dam vier tot acht mensen. “Acht van dergelijke projectgroepjes is echt veel. Dus het kernteam van de IAS-implementatie zal zelden groter zijn dan een man of vijftig.”

De totale doorlooptijd van het project, van analyse tot implementatie, is volgens Van Dam minimaal drie maanden. “Bij complexe organisaties kan dat wel oplopen tot een jaar.” Van der Tas is iets pessimistischer: “Om het goed te doen, hebben grote bedrijven wel zo’n twee à drie jaar nodig, middelgrote bedrijven een paar maanden.”

Dat de overgang een dure grap is, spreekt voor zich. Maar het blijft niet bij de implementatiekosten alleen. “Omdat financiële instrumenten veel vaker tegen reële waarde moeten worden gewaardeerd, zullen bedrijven regelmatig taxaties moeten laten uitvoeren. Dat zijn aanzienlijke kosten die bovendien structureel zijn.”

Na een uitgebreide analyse van de verschillen tussen de huidige en de nieuwe regels bleek bij Aegon “dat er toch gekke dingen gingen gebeuren”, vertelt Van den Berg. Niet alleen was het informatiesysteem absoluut nog niet geschikt voor de nieuwe manier van waardering. Aegon stuitte ook op veel inhoudelijke problemen. “Sommige dingen van de actiefzijde van onze balans, zoals beleggingen, zijn vrij makkelijk te waarderen. Je kijkt gewoon naar de beurskoers”, aldus cfo Streppel. “Maar aan de passiefzijde staan alle afspraken die wij met individuele cliënten via polissen en pensioencontracten hebben gemaakt. Daar is geen markt voor, dus de waardering daarvan is een schatting.”

“Als je dit systeem doorvoert als dé winst-en-verliesrekening, dan kan de financiële man van het bedrijf de jaarcijfers niet goed verdedigen bij de presentatie, want hij weet niets zeker”, vreest Streppel. “Zo’n winst heeft bovendien geen enkele correlatie meer met de cashflows die er door de onderneming gaan. Met reële waarde kun je uitstekend bekijken hoe je managers en medewerkers gewerkt hebben. Maar wij bestrijden dat die fair value het beste systeem zou zijn om de winst-en-verliesrekening mee op te stellen.”

Ongewenst effect

Ook ING loopt tegen dergelijke inhoudelijke problemen op. “Het project heeft veel invloed op de dagelijkse gang van zaken bij ING. Met het voorstel voor hedge accounting, risicobeheersing, valt eigenlijk niet te werken. Dat sluit van geen kant aan op de manier waarop we nu werken. De hele manier van risicobeheersing moet worden aangepast.”

De brancheorganisaties maken zich eveneens boos. “Wij vinden het een ongewenst effect dat boekhoudregels de bedrijfsvoering gaan bepalen. Verslaggeving moet voortvloeien uit de realiteit en niet andersom”, aldus Paul Feenstra van de Nederlandse Vereniging van Banken.

Henny Zoontjes van het Verbond van Verzekeraars laat weten dat verzekeraars “niet uit de voeten kunnen” met IAS 39, de regel die bepaalt dat financiële instrumenten tegen reële waarde op de balans moeten. “Het is een confectiepak, terwijl je de verzekeringsbranche eigenlijk een maatpak zou moeten aanmeten.”

Maar ondanks deze tegenstribbelingen, die horen bij het onderhandelingsspel, steunen zowel banken als verzekeraars de invoering van de nieuwe regels van harte. Jaarrekeningen van bedrijven in de EU zijn zo makkelijker te vergelijken en dat is bijvoorbeeld handig bij overnames. Volgens Van der Tas is IAS ook bedoeld om “de Amerikanen duidelijk te maken dat hun regels niet zaligmakend zijn.” Het uiteindelijke doel van de hele operatie is om in de verre toekomst tot een wereldwijde standaard te komen.

Wat het voor bedrijven lastig maakt om zich goed voor te bereiden, is dat nog niet alle standaarden definitief zijn vastgesteld. Dat zou in het eerste kwartaal van 2003 gebeuren, maar Van der Tas sluit zelfs niet uit dat een aantal standaarden pas in 2004 definitief worden. “Dat is vervelend, want soms hebben kleine aanpassingen grote gevolgen. Hoe goed hun voorbereiding ook is, bedrijven zullen ervan uitgaan dat ze nog voor onaangename verrassingen komen te staan.” Hij waarschuwt bedrijven niet te veel te kijken naar de regels zoals ze er nu liggen en daardoor het proces te onderschatten. “Bedrijven moeten anticiperen. Wie wacht tot de definitieve standaarden er zijn, is te laat.” Kuijper van ING is zich daar terdege van bewust. “Het bedrijfsproces is bij ons te ingewikkeld om de definitieve regels af te wachten. Daarom richten we ons nu toch maar op de huidige voorstellen die er liggen. Dan zien we later wel of we dingen voor niets hebben gedaan. We moeten wel.”

Bewegend doel

Aegon kiest wat IT betreft, voorlopig voor afwachten. “Voor een nieuw informatiesysteem zijn we afhankelijk van de leveranciers van die systemen. Zolang IAS geen definitief ei legt en de discussie nog steeds gaande is, zullen leveranciers zich niet heel erg inspannen om die systemen zodanig te ontwikkelen dat ze geschikt zijn. Dus we zitten een beetje in een impasse”, aldus Van den Berg.

Adviseur Van Dam begrijpt dat het lastig schieten is op een bewegend doel, en noemt het een “valide excuus” om daardoor bepaalde voorbereidingen uit te stellen. Maar hij vindt dat bedrijven van een mug geen olifant moeten maken. “Als je goed plant, kun je er best op anticiperen. De aanpassingen voor de standaarden die nu nog niet definitief zijn, doe je gewoon als laatste.” In zijn ogen is het project vergelijkbaar met de jaar 2000-problematiek en de euroconversie. “Gewoon een kwestie van een heldere analyse maken.”

Maar daar zijn de verzekeraars het absoluut niet mee eens. “Dit is nog heftiger dan de euroconversie”, stelt Streppel beslist. Ook volgens Kuijper gaat de vergelijking mank: “De euro was, met alle respect, vooral een technische zaak. IAS raakt het hart van de financiële besturing van de organisatie.”

Per bedrijfsonderdeel:

• Administratieve organisatie: moet meer informatie verzamelen.

• Treasury: moet gaan voldoen aan specifieke eisen rond risicodekking.

• Ict: moet informatiesystemen aanpassen en ontwerpen.

• HRM: moet nadenken over nieuwe beloningssystemen en vormen van managementrapportage en moet het personeel trainen.

• Investor relations: moet aandeelhouders informeren over komende veranderingen.

• Juridische zaken: moet afspraken met banken herdefiniëren.

• Communicatie: informeren van pers en personeel.